Endesa nos confía el diseño y gestión de su expediente electrónico de RRHH
El gigante de suministro eléctrico confía en Grupo Backup para un gran proyecto de transformación digital en su archivo de expedientes de Recursos Humanos de empleados.
Dicho proyecto comporta un volumen muy elevado de documentación, así como un gran número de usuarios con diferentes roles que hacen uso diario de la aplicación de consulta de expedientes. Los más de 6 millones de documentos a tratar de más de 10.500 empleados se distribuyen entre 178 tipologías documentales, que nuestra solución implantada reconoce y clasifica una vez digitalizados y mediante la supervisión y control de operadores cualificados.
El método de trabajo aplicado al expediente electrónico diseñado para Endesa implica la organización de los trabajos realizados en fases de tratamiento. En cada una de dichas fases se procesa un bloque documental, dando prioridad de esta manera a aquella documentación que, bien por su antigüedad, bien por su relevancia, urge más tener a disposición del cliente.
Cada una de estas fases de tratamiento comporta un plan metódico de actuación y ejecución que incluye:
Plan de logística de recogida de documentación.
Servicio de custodia.
Diseño y alojamiento de un sistema de gestión documental de gestión de expedientes de recursos humanos.
Creación de ficheros de tablas maestras con validación en sistema SAP.
Migración sistema obsoleto de gestión.
A esto hay que añadirle otras funcionalidades del expediente electrónico implementado en el sistema de Endesa, como es el envío masivo y la carga automática de documentos, así como un apoyo constante para resolución de incidencias y modificaciones y mejoras del servicio.
Endesa relies on us the design and management of its HHRR electronic file
The electricity supply giant company relies on Grupo Backup for a large digital transformation project in its Human Resources file employees records.
This project involves a very large volume of documentation, as well as a large number of users with different roles that make daily use of the file query application. The more than 6 million documents to be processed by more than 10,500 employees are distributed among 178 document typologies, which our implemented solution recognizes and classifies once digitized and through the supervision and control of qualified operators.
The work method applied to the electronic file designed for Endesa implies the organization of the work carried out in the treatment phases. In each of these phases, a documentary block is processed, giving priority in this way to that documentation which, either due to its age or its relevance, is more urgent to be available for the client.
Each of these phases of treatment involves a methodical plan of action and execution that includes:
- Logistics plan of documentation collection.
- Custody service.
- Design and hosting of a documentary system for records management of human resources.
- Creation of master tables files with validation in SAP system.
- Migration obsolete management system.
Moerover we add other functionalities of the electronic file implemented in the Endesa system, such as the mass delivery and automatic documents upload, as well as a constant support for incidents resolution and changes and service improvements.
